Odoo 20 pricing: employee records tellen als light users

Gepubliceerd op 12-10-2026 · Odoo 20

Sinds 24 september 2026 hanteert Odoo nieuwe prijsvoorwaarden, samen met de lancering van Odoo 20. Nieuw is de light user: een goedkoper gebruikerstype, volgens het oktoberoverzicht van Much Consulting vanaf 7,90 euro per maand, afhankelijk van het land. Wat de meeste bedrijven pas bij nalezen opmerken, is wie als light user telt.

Wat de voorwaarden letterlijk zeggen

In de Odoo Enterprise Subscription Agreement (versie 13, 2026-09-24), sectie 2 Definities, staat:

Vrij vertaald: een light user is een actieve gebruiker die je als light user aanduidt, of elk actief employee-record in de HR-app dat niet aan een actieve gebruiker gekoppeld is. Een medewerker hoeft dus nooit in te loggen om mee te tellen. Gedeactiveerde gebruikers en portalgebruikers tellen niet als gebruiker. De prijs per light user en per gebruiker staat in je contract.

Bevestigd door Odoo zelf

• Op het Odoo-forum bevestigt een Odoo-medewerker in de thread Is every Employee in Odoo 20 a Light User? dat elke employee zonder gebruikersrecord als light user gelicentieerd wordt, en dat je dus voor elke employee een light user- of gebruikerskost betaalt.
• Volgens het oktoberoverzicht van Much Consulting verdedigde Fabien Pinckaers die telling op LinkedIn: een employee-record betekent gebruik, van loonstroken tot kassa en productievloer. Wie de extra kost wil vermijden, kan inactieve werknemers deactiveren of niet elke persoon afzonderlijk registreren. Dat is een weergave door een derde, geen letterlijk citaat. Lees de originele reactie voor je ze aanhaalt.

Enkel vanaf Odoo 20, niet in 18 en 19

De definitie begint met “where supported by the Customer’s version of the Software”. De light user-aanduiding bestaat in Odoo 20. Op Odoo 18 en 19 is er geen light user, dus op die versies tellen enkel gebruikersaccounts mee en kosten employee-records niets extra. Controleer dat voor jouw situatie in je contract en offerte, want de overgang naar een nieuwe overeenkomst en prijslijst loopt bij Odoo typisch bij verlenging.

Waarom dit een nadeel is voor veel bedrijven

Odoo gaat ervan uit dat een employee ook een gebruiker of light user is. In de praktijk zijn dat twee verschillende groepen:

• Productie-, magazijn- of horecapersoneel dat wel in je HR zit voor contracten, planning of loonadministratie, maar nooit in Odoo werkt.
• Seizoens- en uitzendpersoneel, studenten of vrijwilligers die je voor tijdsregistratie of toegangsbeheer als employee aanmaakt.
• Bedrijven met honderden werknemers en een handvol Odoo-gebruikers: de licentiekost volgt plots het aantal werknemers in plaats van het aantal gebruikers.
• Bedrijven die employee-records gebruiken als stamgegevens voor andere modules, zoals tijdsregistratie en onderhoud, waar een gewoon contact niet volstaat.

Dat is geen kleine bijkomstigheid. Voor een kmo met 300 werknemers en 20 Odoo-gebruikers verandert de teller van 20 in 320. Op het forum rekenen gebruikers zelf al hun eigen hogere kost uit; controleer jouw situatie met je eigen aantallen en prijslijst.

Wat je eraan kunt doen

• Audit vóór je upgrade: tel de actieve employees zonder gebruiker, archiveer vertrokken medewerkers en ontdubbel records. Gearchiveerde records tellen niet.
• Vraag je aantallen schriftelijk aan je Odoo-contact en lees je contract na op de datum waarop de nieuwe voorwaarden ingaan.
• Herzie wat in Odoo als employee staat. Welke records zijn echt nodig voor Odoo-processen en welke dienen enkel de administratie?
• Blijf voorlopig op Odoo 18 of 19 als de extra kost zwaar doorweegt en je de nieuwe functies van 20 niet echt nodig hebt.

Hoe wij kunnen helpen

Wij kijken met je mee naar je organisatie en je Odoo-opzet, binnen de voorwaarden van het contract, zodat je niet onnodig dure kosten krijgt op Odoo 20. Bijvoorbeeld:

• een analyse van welke employee-records nodig zijn en welke niet, en hoe je het aantal records en processen daarop afstemt;
• een opzet waarbij personeel dat niet in Odoo werkt in een eigen systeem of een maatwerkmodel beheerd wordt, met een koppeling naar enkel wat Odoo nodig heeft;
• maatwerk dat rond jouw organisatie past, met of zonder Odoo-backend, wanneer standaard Odoo niet goed past bij hoe je personeel organiseert.

Onze mening

Als Odoo 18 en 19 dit probleem niet hebben, dan is het advies simpel: upgrade niet te snel naar 20. Een nieuwe versie met nieuwe functies, nieuwe prijzen en een nieuwe definitie van wie meetelt, vraagt geen haast. En misschien ziet Odoo 21 er weer helemaal anders uit. Of niet. Reken dus liever eerst door voor je beslist.

Veelgestelde vragen

Tellen gearchiveerde employee-records mee?

Volgens de definitie gaat het om actieve employee-records. Gearchiveerde records tellen niet mee.

Geldt dit ook voor Odoo 18 en 19?

De definitie geldt enkel waar de versie van de software het ondersteunt. De light user-aanduiding bestaat in Odoo 20. Bevestig de situatie voor je eigen contract bij je Odoo-contact.

Is dit officieel bevestigd?

Ja, de tekst staat in de Enterprise Subscription Agreement versie 13, en een Odoo-medewerker bevestigde het op het Odoo-forum. De uitspraken van Fabien Pinckaers kennen we via een weergave van Much Consulting.

← Alle artikels