Odoo tips
Timesheets in Odoo: uren registreren, goedkeuren en factureren
Met timesheets in Odoo registreer je gewerkte uren per project en taak, keur je ze goed en factureer je ze aan je klant. Hoe het werkt, en wat je in Community en Enterprise krijgt.
Een timesheet in Odoo is een regel met een datum, een medewerker, een project, eventueel een taak, een omschrijving en een aantal uren. Die regels komen samen in projectrapportage, in de winstgevendheid van een project en, als je dat wil, rechtstreeks op de factuur. In dit artikel lees je hoe je uren registreert, goedkeurt en factureert in Odoo 19 en 20.
Community of Enterprise: wat zit waar?
- Odoo Community (gratis): met de module Timesheets (
hr_timesheet) registreer je uren op taken in Project en bekijk je ze in een lijst. Facturen op basis van uren zijn ook mogelijk. Er is geen weekweergave, geen timer en geen goedkeuring. - Odoo Enterprise: de app Timesheets voegt de weekweergave toe (een raster met projecten en dagen), een timer met start en stop, de mobiele app, herinneringen en het goedkeuren van uren door een manager.
- In beide versies maakt Odoo bij goedgekeurd verlof automatisch timesheetregels aan, zodat je weekoverzicht klopt.
Uren registreren in Odoo Enterprise
Open de weekweergave
Ga naar Timesheets → Mijn timesheets. Je ziet een raster met je projecten en taken in de rijen en de dagen van de week in de kolommen.
Voeg een regel toe en vul uren in
Klik op Regel toevoegen, kies het project en de taak, en typ je uren in de cel van de juiste dag, bijvoorbeeld 1:30. Een omschrijving voeg je toe via de lijstweergave of het detailformulier.
Of gebruik de timer
Klik op Starten boven het raster of op het afspeelicoon op een taak. Bij Stoppen vul je de omschrijving in. In de instellingen kies je een minimale duur en een afronding, bijvoorbeeld per 15 minuten.
Uren registreren in Odoo Community
Open in Project een taak en ga naar het tabblad Timesheets. Voeg een regel toe met datum, medewerker, omschrijving en uren. Een overzicht van al je uren vind je via Timesheets → Mijn timesheets in lijstweergave. Dat werkt, maar uren voor een hele week invullen betekent veel klikken per regel.
Uren goedkeuren
In Enterprise keurt een timesheetmanager uren goed via Timesheets → Te valideren. Kies de periode, controleer de uren per medewerker en klik op Valideren. Goedgekeurde uren kan een medewerker niet meer aanpassen. Bij een factuur op basis van uren kun je instellen dat alleen goedgekeurde uren gefactureerd worden. Community heeft deze stap niet: daar beheer je het met afspraken of toegangsrechten.
Uren factureren aan je klant
Maak een dienstproduct
Maak in Verkoop → Producten een product van het type Dienst. Kies als facturatiebeleid Op basis van timesheets en bij Aanmaken bij order de optie Project en taak.
Bevestig de offerte
Na de bevestiging maakt Odoo automatisch een project en een taak aan, gekoppeld aan de verkooporderregel. Elk geregistreerd uur op die taak telt mee als geleverde hoeveelheid.
Maak de factuur
Klik op de verkooporder op Factuur aanmaken. Odoo zet de geregistreerde uren op de factuur. Via een periode kies je bijvoorbeeld alleen de uren van vorige maand.
Tips uit de praktijk
- Spreek af dat iedereen ten laatste op vrijdag zijn uren invult. Uren die je achteraf reconstrueert, zijn zelden juist.
- Gebruik een apart intern project voor administratie, opleiding en overleg. Zo zie je ook de niet-factureerbare uren.
- Zet de herinneringen aan in Timesheets → Configuratie → Instellingen (Enterprise), zodat medewerkers en managers een mail krijgen als er uren ontbreken.
- Controleer de winstgevendheid van een project via de knoppen bovenaan het project. Daar zie je uren, kosten en gefactureerde bedragen samen.
Weekkalender en gsm-app zonder Enterprise: TimeViking
Werk je met Odoo Community, of vinden je medewerkers het invullen van uren in Odoo omslachtig? Daarvoor hebben wij TimeViking gebouwd, ons eigen pakket voor urenregistratie bovenop Odoo. Je medewerkers typen of slepen hun uren in een weekkalender, en TimeViking zet ze als gewone timesheetregels in je Odoo 18, 19 of 20. Facturatie en rapportage in Odoo blijven dus gewoon werken.
- Weekkalender, snel typen of een timer, en een gsm-app voor onderweg.
- Goedkeuren per week, ook met Odoo Community.
- Een maandstaat als PDF en export naar Excel of CSV, handig voor klanten die een getekend urenoverzicht willen.
- Gratis tot 3 gebruikers. Daarna € 5 per maand per team tot 20 gebruikers en € 10 tot 100 gebruikers, excl. btw. Bekijk de prijzen.
Veelgestelde vragen
Zit urenregistratie in de gratis Odoo Community?
Ja. Met de module Timesheets registreer je uren op taken en kun je ze factureren. De weekweergave, de timer, de mobiele app en het goedkeuren van uren zitten alleen in Enterprise. Met TimeViking krijg je een weekkalender en goedkeuring ook bovenop Community.
Kan ik alleen goedgekeurde uren factureren?
In Odoo Enterprise wel: in de instellingen van Timesheets kies je dat alleen gevalideerde uren gefactureerd worden.
Telt verlof mee in mijn timesheet?
Ja. Goedgekeurd verlof uit de app Verlof komt automatisch als timesheetregel op een intern project, zodat je weekoverzicht volledig is.
Kan ik uren registreren in dagen in plaats van uren?
Ja. In de instellingen van Timesheets kies je de coderingseenheid: uren of dagen.