Odoo boekhouding
Betalingsherinneringen versturen in Odoo 19 en Odoo 20
Sinds Odoo 18 zoeken veel gebruikers de knop om een herinnering te sturen. In Odoo 19 vind je hem op de klantenfiche, in Odoo 20 staat hij weer bij de factuur.
Betalingsherinneringen heten in Odoo follow-ups. Ze helpen je openstaande facturen op tijd te innen. Odoo bepaalt op basis van het aantal dagen achterstand welk niveau van toepassing is en welke actie erbij hoort: een e-mail, een sms, een WhatsApp-bericht of een brief per post. Sms, WhatsApp en brieven vragen IAP-tegoed.
Voorbeeld in Odoo 19: herinneren via de klantenfiche
In Odoo 18 en 19 verstuur je een herinnering niet vanaf de factuur, maar vanaf de klant. Stel: klant Janssens heeft twee facturen die 20 dagen over tijd zijn.
Open de klant
Ga naar Boekhouding → Klanten → Klanten en open de fiche van Janssens. Filter eventueel op Achterstallige facturen of Vereist opvolging om snel te zien wie aan de beurt is.
Bekijk de status op het tabblad Boekhouding
In de sectie Factuuropvolging zie je het huidige niveau, de datum van de volgende herinnering en wie verantwoordelijk is. Via Achterstallige facturen open je de lijst met openstaande facturen.
Verstuur de herinnering
Klik op Verzenden, kies e-mail, afdrukken, sms, WhatsApp of post, vink Facturen bijvoegen aan en klik op Verzenden of Verzenden en afdrukken. De chatter van de klant houdt elke herinnering bij.
Wil je meerdere klanten tegelijk herinneren? Zet de klantenlijst in lijstweergave, selecteer de klanten en kies Acties → Opvolgingen verwerken.
Voorbeeld in Odoo 20: herinneren vanaf de factuur
In Odoo 20 kan het weer zoals vroeger. Volgens de release notes van Odoo 20 verstuur je een herinnering handmatig vanuit de factuurlijst of met de knop Verzenden op de factuur zelf. Odoo meldt ook dat de werkwijze voor automatische en handmatige herinneringen eenvoudiger is geworden.
Zoek de achterstallige facturen
Ga naar Boekhouding → Klanten → Facturen en filter op Achterstallig. Je ziet meteen de twee facturen van Janssens.
Verstuur vanaf de factuur of de lijst
Open de factuur en klik op Verzenden om de herinnering te sturen. Je kunt ook de facturen in de lijst selecteren en de herinnering van daaruit versturen.
Zet automatische herinneringen aan
Automatische factuurherinneringen schakel je in Odoo 20 in en beheer je in de instellingen van Boekhouding.
Herinneringsniveaus instellen (Odoo 19 en 20)
De niveaus stel je in via Boekhouding → Configuratie → Opvolgingsniveaus. Odoo zet er standaard enkele klaar. Per niveau bepaal je:
- na hoeveel dagen het niveau start. Een negatief aantal dagen stuurt een vriendelijke herinnering voor de vervaldatum;
- welke acties volgen: e-mail, sms, WhatsApp of een brief, elk met een eigen sjabloon;
- of het niveau automatisch loopt en of de openstaande facturen als bijlage meegaan;
- of er een activiteit voor een collega ingepland wordt, bijvoorbeeld om de klant op te bellen bij het derde niveau.
Een eenvoudig voorbeeld dat bij veel kmo's goed werkt: een vriendelijke e-mail 3 dagen voor de vervaldatum, een herinnering met de factuur als bijlage 7 dagen erna, en na 21 dagen een tweede herinnering plus een belactiviteit voor de verantwoordelijke.
Veelgestelde vragen
Waar verstuur ik een herinnering in Odoo 19?
Via de klantenfiche: Boekhouding → Klanten → Klanten, open de klant en klik op Verzenden. Voor meerdere klanten tegelijk gebruik je Acties → Opvolgingen verwerken in de lijstweergave.
Kan ik in Odoo 20 weer een herinnering vanaf de factuur sturen?
Ja. Volgens de release notes van Odoo 20 verstuur je een herinnering met de knop Verzenden op de factuur of vanuit de factuurlijst.
Kan Odoo herinneringen automatisch versturen?
Ja. In Odoo 19 zet je de optie Automatisch aan per opvolgingsniveau. In Odoo 20 schakel je automatische herinneringen in via de instellingen van Boekhouding.