Odoo boekhouding
Vrijstellingsregeling kleine ondernemingen in Odoo instellen
Kleine Belgische ondernemingen met maximaal 25.000 euro omzet per jaar kunnen kiezen voor de btw-vrijstellingsregeling. Wat dat betekent voor je facturen, hoe je het in Odoo instelt en waarom je toch op Peppol moet.
Wat zegt de FOD Financiën?
Volgens de FOD Financiën kun je de vrijstellingsregeling gebruiken als je jaarlijkse omzet niet meer dan 25.000 euro exclusief btw bedraagt. De juridische vorm speelt geen rol. De belangrijkste punten:
- je rekent geen btw aan je klanten en je mag geen btw in aftrek brengen op je aankopen;
- je dient geen periodieke btw-aangiften in, maar wel elk jaar een klantenlisting. Daarin meld je tegen 31 maart ook je totale omzet van het vorige jaar;
- je blijft btw-plichtig en hebt dus een btw-identificatienummer;
- sommige activiteiten zijn uitgesloten, onder meer werk in onroerende staat, de levering van oude materialen en ondernemingen die een geregistreerd kassasysteem moeten gebruiken;
- overschrijd je de drempel met maximaal 10 procent, dan verlies je de regeling vanaf het volgende kalenderjaar. Gaat het om meer dan 10 procent, dan val je onder de normale regeling vanaf de handeling waardoor je de drempel overschrijdt;
- start je in 2026, dan wordt de drempel verminderd in verhouding tot het aantal verstreken dagen van het jaar.
Welke vermelding komt op de factuur?
Je blijft facturen uitreiken, maar zonder btw. Op de factuur hoort een vermelding dat je onder de vrijstellingsregeling valt. De pagina van de FOD Financiën noemt de exacte tekst niet. In de praktijk gebruiken veel Belgische boekhouders en sociale secretariaten de vermelding Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen. Laat je boekhouder de juiste tekst bevestigen voor je hem in Odoo zet.
Zo stel je het in Odoo in
Voorbeeld: Lien is grafisch ontwerpster in Hasselt en valt onder de vrijstellingsregeling. Haar facturen mogen geen btw tonen en moeten de vermelding bevatten. De Belgische boekhoudmodule van Odoo maakt standaard de Belgische taksen aan, met 21 procent als standaardtarief. Dat moet ze dus aanpassen.
Kies een standaardtaks van 0 procent
Ga naar Boekhouding → Configuratie → Taksen en kies, samen met je boekhouder, de taks van 0 procent die je wil gebruiken. Zet het veld Label op facturen zo dat de klant niets verwarrends ziet. Stel die taks daarna in als verkooptaks onder Boekhouding → Configuratie → Instellingen → Taksen → Standaardtaksen. Nieuwe producten krijgen dan automatisch die taks.
Controleer je bestaande producten
De standaardtaks geldt alleen voor nieuwe producten. Open je bestaande producten en diensten en vervang de 21 procent door de taks van 0 procent.
Maak een fiscale positie met de vermelding
Ga naar Boekhouding → Configuratie → Fiscale posities en klik op Nieuw. Noem ze bijvoorbeeld Vrijstellingsregeling. Zet de vermelding in het veld Wettelijke vermeldingen (Legal Notes). Volgens de documentatie van Odoo verschijnt die tekst op offertes, verkooporders, facturen en aankoopfacturen.
Koppel de fiscale positie aan je klanten
Open de klant via Boekhouding → Klanten → Klanten, tabblad Verkoop en aankoop, en kies de fiscale positie. Je kunt ze ook manueel kiezen op een factuur, tabblad Andere informatie, voor je de regels toevoegt.
Taksen koppelen: verschil tussen Odoo 18, 19 en 20
- Odoo 18: de koppeling tussen taksen staat op de fiscale positie zelf. Je vult per regel de Taks op product en de Toe te passen taks in.
- Odoo 19: de koppeling staat op de taks. Op de taks kies je in het veld Fiscale positie voor welke fiscale positie ze geldt, en in het veld Vervangt welke taksen ze vervangt.
- Odoo 20: volgens de release notes zijn taksen alleen nog toegelaten binnen hun eigen fiscale posities. Controleer na een upgrade dus of je taksen nog aan de juiste fiscale positie hangen.
Ook voor aankopen moet je iets regelen: je mag geen btw aftrekken, dus de btw op aankoopfacturen is voor jou een kost. Hoe je dat in Odoo boekt, spreek je best af met je boekhouder.
Klanten met een KBO-nummer maar zonder btw-nummer
Op het Odoo-forum vraagt een gebruiker van Odoo 18.3 hoe het ondernemingsnummer van een Belgische klant op de factuur komt zonder het label 'btw' ervoor, voor een klant die niet btw-plichtig is. Er staat geen openbaar antwoord bij. Maak je zulke facturen, druk dan een testfactuur af en controleer hoe het nummer erop staat. Klopt het label niet, dan is dat een kleine aanpassing aan het factuursjabloon, via Studio of met maatwerk.
Peppol: ook voor de vrijstellingsregeling
Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Volgens efactuur.belgium.be geldt die verplichting ook als je de vrijstellingsregeling toepast. Factureer je alleen aan particulieren, maar koop je bij Belgische ondernemingen, dan moet je e-facturen van je leveranciers kunnen ontvangen. De algemene tolerantieperiode van de eerste drie maanden van 2026 is voorbij. Facturen aan particulieren of aan wie niet btw-plichtig is, vallen niet onder de verplichting.
In Odoo registreer je je bedrijf op Peppol met als Peppol EAS de waarde 0208 en als Peppol Endpoint je ondernemingsnummer, zoals beschreven in de Belgische documentatie van Odoo.
Wil je dat iemand je taksen, fiscale posities en Peppol-registratie nakijkt? Bekijk onze aanpak voor boekhouding in Odoo.
Veelgestelde vragen
Wat is de drempel voor de btw-vrijstellingsregeling in België?
Volgens de FOD Financiën mag je jaarlijkse omzet niet meer dan 25.000 euro exclusief btw bedragen. Start je in de loop van het jaar, dan wordt de drempel verminderd in verhouding tot de verstreken dagen.
Waar zet ik de verplichte vermelding in Odoo?
In het veld Wettelijke vermeldingen van een fiscale positie, die je aan je klanten koppelt. Wil je ze op elke factuur, zet ze dan ook in de voettekst van de documentlay-out of in de standaard algemene voorwaarden.
Moet ik onder de vrijstellingsregeling ook op Peppol?
Ja. Volgens efactuur.belgium.be geldt de e-factureringsverplichting ook voor ondernemingen onder de vrijstellingsregeling. Wie alleen aan particulieren factureert maar bij Belgische ondernemingen koopt, moet minstens e-facturen kunnen ontvangen.
Heb ik onder de vrijstellingsregeling een btw-nummer?
Ja. Volgens de FOD Financiën blijf je btw-plichtig en heb je dus een btw-identificatienummer, ook al reken je geen btw aan.