Odoo boekhouding
Onkostennota's in Odoo 20: van indienen tot terugbetalen
Een onkostennota gaat in Odoo van de werknemer naar de goedkeurder, de boekhouding en terug naar de werknemer. In Odoo 20 is de stap naar de boekhouding anders. Zo werkt het nu, naast de werkwijze in Odoo 19.
Volgens de release notes van Odoo 20 is het aparte menu Employee Expenses in de boekhouding verwijderd, om de boekhoudflows gelijk te trekken. Goedgekeurde onkosten maken nu een conceptfactuur aan in het standaard onkostendagboek. De boekhouder controleert ze daar samen met de gewone leveranciersfacturen.
Dit artikel gaat over onkosten die de werknemer zelf voorschiet en die je terugbetaalt. Het voorbeeld: een technieker van een installatiebedrijf in Halen tankt voor 80 euro en betaalt een parkeerticket van 6 euro met zijn eigen bankkaart.
Stap 1 en 2: indienen en goedkeuren (19 en 20)
Het begin is in beide versies hetzelfde.
De werknemer registreert de onkost
In de app Onkosten, via Mijn onkosten → Mijn onkosten, maakt de technieker twee onkosten aan met een foto van elk ticket. Hij kiest per onkost het juiste onkostenproduct en klikt op Indienen.
De verantwoordelijke keurt goed
De verantwoordelijke ziet de onkosten via Mijn onkosten → Onkosten om te verwerken. Hij controleert de tickets en klikt op Goedkeuren, of weigert de onkost met een reden.
Stap 3 in Odoo 19: de boekhouder boekt zelf
In Odoo 19 levert goedkeuren nog geen boeking op. De onkost staat op Goedgekeurd en wacht op de boekhouder. Die vond de onkosten ook in de boekhouding, via Boekhouding → Leveranciers → Onkosten van werknemer. Op de onkost klikt de boekhouder op Boeking maken. In het venster dat opent kiest hij het dagboek en de boekingsdatum, en Odoo boekt meteen. De onkost krijgt dan de status Geboekt.
Stap 3 in Odoo 20: een conceptboeking bij goedkeuring
In Odoo 20 is de knop Boeking maken weg, net als het menu Onkosten van werknemer in de boekhouding. Zodra de verantwoordelijke goedkeurt, maakt Odoo zelf een boeking aan, in concept. Wij keken in de broncode hoe dat precies gaat:
- Odoo maakt per werknemer één conceptboeking met een lijn per onkost. Keur je de tankbeurt en het parkeerticket samen goed, dan komen ze op één document.
- De werknemer is de partner op de boeking. Zijn bankrekening en de foto's van de tickets gaan mee.
- De boeking komt in het dagboek dat je instelt bij Onkosten → Configuratie → Instellingen, onder Boekhouding, in het veld Kostendagboek voor werknemers. Is dat leeg, dan neemt Odoo het eerste aankoopdagboek.
- De onkost blijft op Goedgekeurd zolang de boeking in concept staat. Na het boeken wordt de status Geboekt, daarna In betaling of Betaald.
De boekhouder vindt de conceptboekingen op het dashboard van Boekhouding. De kaart van het aankoopdagboek toont hoeveel onkosten in concept klaarstaan en voor welk bedrag. Een klik opent de lijst. De boekhouder kijkt de rekening, de btw en de analytische verdeling na en bevestigt de boeking, net zoals bij een gewone leveranciersfactuur.
Stap 4: terugbetalen
Terugbetalen gebeurt in beide versies vanaf de boeking. Open de onkost, klik op de knop met de boeking en registreer de betaling, bijvoorbeeld als overschrijving naar de rekening van de technieker. Gebruik je Odoo Payroll en heb je in de instellingen Terugbetalen via loonstrook aangezet, dan kun je de onkost ook met de volgende loonstrook terugbetalen.
Ook nieuw in Odoo 20 voor onkosten
- Limieten per functie: je legt per functie een maximumbedrag vast, en de verantwoordelijke kan een onkost voor de finale goedkeuring tot die limiet beperken.
- Bestaande leveranciersfactuur: heeft de leverancier al een factuur op naam van het bedrijf gestuurd, dan koppel je de onkost aan die factuur, zodat je niets dubbel boekt.
- Gebundeld rapport: je selecteert meerdere onkosten en drukt ze af in één rapport.
Wat moet je doen bij de overstap?
- Kijk het veld Kostendagboek voor werknemers na, zodat de conceptboekingen in het juiste dagboek komen.
- Spreek af wie de conceptboekingen boekt en wanneer. Ze staan nu tussen je gewone leveranciersfacturen in concept.
- Werk je met bedrijfskaarten, zoals een Mastercard? Lees dan ook ons artikel over een Mastercard-uitgavenstaat verwerken in Odoo 20.
- Let op het aantal werknemers in Odoo 20. Lees daarvoor hoe employee-records meetellen als light user.
Wil je je onkostenflow en je boekhouding in Odoo 20 goed op elkaar laten aansluiten? Bekijk wat we doen rond boekhouding in Odoo.
Veelgestelde vragen
Waar vind ik in Odoo 20 het menu Onkosten van werknemer?
Nergens meer. Odoo heeft dat menu in de boekhouding verwijderd. Goedgekeurde onkosten verschijnen als conceptboeking in het onkostendagboek, en je vindt ze via de kaart van het aankoopdagboek op het boekhouddashboard.
Wanneer maakt Odoo 20 de boeking voor een onkost?
Meteen bij goedkeuring. De boeking staat dan in concept. Pas als de boekhouder ze boekt, krijgt de onkost de status Geboekt.
In welk dagboek komen de onkosten terecht?
In het dagboek uit het veld Kostendagboek voor werknemers in de instellingen van Onkosten. Is dat veld leeg, dan neemt Odoo het eerste aankoopdagboek.
Kan ik onkosten terugbetalen via de loonstrook?
Ja, als je Odoo Payroll gebruikt en de optie Terugbetalen via loonstrook aanzet in de instellingen van Onkosten.