Odoo boekhouding
Factuur blijft 'In betaling' in Odoo: betaald en afgeletterd in Odoo 19 en 20
Je registreert een betaling, maar de factuur springt niet op Betaald. Ze blijft op In betaling staan. Dat is geen fout: Odoo wacht tot de betaling met de bank is afgeletterd. In Odoo 20 kregen de betalingen bovendien nieuwe statussen.
In België zeggen we afletteren voor wat Odoo in het Engels reconcile noemt: een openstaande post koppelen aan de betaling die hem vereffent. Wie dat begrijpt, begrijpt ook waarom een factuur op In betaling blijft staan.
Twee soorten status: factuur en betaling
Odoo houdt twee statussen bij die vaak door elkaar lopen:
- De betalingsstatus van de factuur: Niet betaald, Gedeeltelijk betaald, In betaling of Betaald. Die zie je op de factuur en in de factuurlijst.
- De status van de betaling zelf: het record dat je aanmaakt met de knop Betaal op de factuur. In Odoo 19 is dat Concept, In uitvoering of Betaald. In Odoo 20 is dat Concept, Betaald of Afgeletterd.
De wijziging in Odoo 20 gaat over die tweede status. Volgens de release notes van Odoo 20 heet In Process (In uitvoering) nu Paid (Betaald), en heet het vroegere Paid nu Reconciled (Afgeletterd). De factuur zelf houdt in Odoo 20 de statussen In betaling en Betaald. Dat hebben we nagekeken in de broncode van Odoo 20.
Waarom blijft een factuur 'In betaling' staan?
Met Betaal en Betaling aanmaken registreer je dat er betaald is of wordt. Het geld staat dan nog niet aantoonbaar op je bankrekening. Afhankelijk van de instelling van je bankdagboek gebeurt er dan het volgende:
- Met een tussenrekening (in Odoo Outstanding Receipts of Outstanding Payments, in het Nederlands Rekeningen inkomende betalingen onderweg): Odoo boekt de betaling op die tussenrekening en verlaagt het openstaande bedrag van de factuur.
- Zonder tussenrekening: Odoo maakt geen boeking en het openstaande bedrag van de factuur verandert niet.
In beide gevallen zet Odoo de factuur pas op Betaald als de betaling is afgeletterd met een banktransactie. Tot dan staat ze op In betaling. Zo staat het in de Odoo-documentatie over betalingen. Gebruik je alleen de app Facturatie, zonder de volledige boekhouding, dan springt een volledig betaalde factuur meteen op Betaald.
Ook een banktransactie die nog niet is afgeletterd staat op een tussenrekening: de Bank tussenrekening (suspense account). Pas bij het afletteren vervangt Odoo die rekening door de juiste tegenrekening.
Voorbeeld: een factuur van 1.210 euro
Een installateur uit Diest stuurt klant Vermeulen een factuur van 1.210 euro. Vermeulen belt dat hij heeft betaald. De boekhouder klikt op Betaal, kiest het bankdagboek en klikt op Betaling aanmaken. De factuur staat nu op In betaling.
De bank levert de transactie
Twee dagen later komt de overschrijving binnen via de banksynchronisatie of een CODA-bestand. Ze verschijnt in het bankdagboek als nog niet afgeletterde transactie.
Afletteren
Open op het dashboard van Boekhouding het bankdagboek en ga naar de transacties die nog moeten worden afgeletterd. Herkent Odoo de mededeling of het bedrag, dan stelt het de betaling van Vermeulen zelf voor. Anders kies je Reconcile en selecteer je de betaling of de factuur.
Resultaat
De betaling is nu afgeletterd met de bank. De factuur springt op Betaald. In Odoo 20 krijgt de betaling de status Afgeletterd.
Veelvoorkomende oorzaken
- De banktransactie is afgeletterd met iets anders. Bijvoorbeeld rechtstreeks met de factuur of met een algemene rekening, terwijl er ook al een betaling bestond. Dan blijft die betaling open staan. Ontkoppel de transactie en letter af met de juiste betaling.
- Het bedrag verschilt. Een betaalprovider houdt kosten in en stort minder dan het factuurbedrag. Het verschil boek je bij het afletteren af, bijvoorbeeld met het aflettermodel voor bankkosten.
- De bank is nog niet ingelezen. Bij een cheque of een overschrijving die nog onderweg is, is er nog niets om mee af te letteren.
- De instelling van de betaalmethode. Kijk in Boekhouding → Configuratie → Dagboeken, open het bankdagboek en controleer op de tabbladen Inkomende betalingen en Uitgaande betalingen welke tussenrekening per betaalmethode is ingesteld.
Handmatig op betaald zetten: Odoo 19 en Odoo 20
Soms is er geen banktransactie om mee af te letteren, bijvoorbeeld bij een oude betaling van voor de start in Odoo. Dan kun je de betaling handmatig afsluiten.
- Odoo 19: een betaling zonder boeking staat op In uitvoering. Op het betalingsformulier staat dan de knop Bevestigen (Validate), die de betaling op Betaald zet.
- Odoo 20: de knop staat niet meer op het formulier. Je vindt Markeren als afgeletterd (Mark as Reconciled) nu in het menu Actie van de betaling. Odoo wil dat je betalingen zoveel mogelijk via de bank aflettert.
Gebruik dat alleen als je zeker weet dat het geld binnen is. Anders klopt je bankrekening in de boekhouding niet meer met je bankafschrift.
Wil je je bankflow zo instellen dat facturen vanzelf op Betaald springen? Lees ons artikel over automatisch afletteren in Odoo 19 en 20, of laat ons meekijken via onze pagina over boekhouding in Odoo.
Veelgestelde vragen
Is 'In betaling' een fout in Odoo?
Nee. Het betekent dat er een betaling is geregistreerd, maar dat die nog niet is afgeletterd met een banktransactie. Na het afletteren wordt de factuur Betaald.
Is de status van de factuur in Odoo 20 hernoemd?
Nee. In Odoo 20 zijn de statussen van de betalingen hernoemd: In uitvoering heet nu Betaald en Betaald heet nu Afgeletterd. De factuur gebruikt nog altijd In betaling en Betaald.
Waar staat de knop om een betaling handmatig af te sluiten in Odoo 20?
Open de betaling en kies in het menu Actie de optie Markeren als afgeletterd. In Odoo 19 stond hiervoor een knop Bevestigen op het betalingsformulier.
Moet ik eerst een betaling registreren voor ik de bank aflettert?
Nee. Je kunt een banktransactie ook rechtstreeks afletteren met de openstaande factuur. Dan heb je geen aparte betaling nodig.