Demo voor lokale besturen
Jobstudenten en animatoren plannen, zonder WhatsApp-groepen en Excel.
We bouwden een werkende demo voor een fictief lokaal bestuur met een jeugddienst, een groendienst, een technische dienst en een cultuurcentrum. Studenten zien open shiften op hun gsm en nemen ze zelf op. De dienst ziet wie werkt, wie geprikt heeft en hoeveel uren iemand nog mag presteren binnen zijn statuut. We zeggen er eerlijk bij wat standaard kan en waar maatwerk nodig is.
De situatie
Een vervanger vinden lukt meestal. De administratie errond niet.
Het demobestuur, Demobeek, is verzonnen maar herkenbaar. Een zestigtal jobstudenten en animatoren per jaar, verdeeld over vier diensten en drie statuten. Roosters zitten in Excel, vrije shiften gaan rond via WhatsApp, en elke wissel betekent opnieuw een overeenkomst, handtekeningen en een aangifte. Bij een afzegging op vrijdagnamiddag krijg je dat voor maandag niet meer rond.
- Open shiften die studenten zelf opnemen
- Eén dossier per student, met attesten en statuut
- Een teller per statuut, zodat niemand over zijn plafond gaat
- Gewerkte uren per maand, klaar voor de loonverwerking
Uurroosters
Open shiften die zichzelf invullen
De dienst maakt het rooster op en publiceert het. Elke student krijgt een persoonlijke link naar zijn eigen rooster, zonder account of wachtwoord. Daar ziet hij ook de open shiften voor zijn functie en neemt hij er één op.
Het rooster per functie
Animatoren, hoofdanimatoren, groendienst, technische dienst en cultuurcentrum op één scherm. Bovenaan elke groep staan de open shiften.
Het rooster per persoon
Wie staat wanneer ingepland. Verplaatsen of kopiëren doe je door te slepen.
Wat staat er nog open?
De shiften waarvoor nog iemand gezocht wordt, voor alle diensten samen.
De student op zijn gsm
Zijn eigen shiften en de open shiften die hij kan opnemen. Afzeggen kan tot een aantal dagen vooraf, dat stel je zelf in.
Dossier en statuut
Weten wie nog hoeveel mag werken
Studentenarbeid, artikel 17 en vrijwilligersvergoeding hebben elk een jaarplafond. In de demo heeft elke student een statuut en een teller, zodat de planner ziet wie bijna aan zijn plafond zit voor hij een shift toewijst. De plafonds in de schermen zijn voorbeeldwaarden die je zelf instelt.
Alle tellers op één scherm
Per persoon het statuut, het plafond, wat opgenomen is en wat rest. Wie boven de negentig procent zit, staat in het rood.
Het dossier van één student
Statuut, attest en het uurloon dat daarbij hoort, naast contactgegevens, bankrekening en documenten.
Alles van één student
Planning, verlof, uitgeleend materiaal en gewerkte uren, één klik ver vanaf het dossier.
Uitgeleende werkkledij en schoenen
Wie heeft wat meegekregen en sinds wanneer. Bij het einde van de periode weet je wat terug moet komen.
Prikklok en uren
Van inprikken tot het urenoverzicht van de maand
Op de werkplek staat een tablet of laptop. De student kiest zijn naam en geeft zijn code in. De gewerkte uren komen per maand in een overzicht dat je naar je loonpakket exporteert.
Inprikken op een tablet
Naam aantikken, code ingeven. Per dienst gefilterd, zodat niemand lang moet zoeken.
Alle registraties
Wie wanneer in- en uitprikte, met de gewerkte tijd.
Gewerkte uren per maand
Per persoon en per maand, te exporteren naar Excel voor de loonverwerking.
Gepland tegenover gewerkt
Het verschil tussen het rooster en de prikklok, per persoon.
Overeenkomst
Digitaal ondertekenen door drie partijen
De overeenkomst gaat digitaal rond: eerst de student, dan de algemeen directeur, dan de burgemeester. Elk tekent op zijn eigen toestel, en het getekende document komt in het dossier.
Een sjabloon met drie ondertekenaars
De overeenkomst voor studentenarbeid als sjabloon. Versturen kan per student of voor een hele groep.
Eerlijk overzicht
Wat kan standaard, en wat is maatwerk?
Deze demo draait op Odoo. Een groot deel is standaard, maar niet alles. Dit is het eerlijke plaatje, zodat je weet waar het werk zit.
| Criterium | In de demo | Standaard, inrichting of maatwerk |
|---|---|---|
| Uurroosters en open shiften | Publiceren, zelf opnemen, zelf afzeggen binnen een termijn | Standaard |
| Toegang voor studenten | Persoonlijke link naar het eigen rooster, zonder account | Standaard, en zonder gebruikerslicentie per student |
| Prikklok met code | Tablet of laptop op de werkplek | Standaard |
| Uren per maand | Overzicht per persoon, export naar Excel | Standaard. Een bestand in het formaat van je loonpakket is klein maatwerk |
| Uren tellen vanaf het geplande beginuur | In de demo zo ingevuld | Klein maatwerk: een regel die vroeger inprikken afrondt naar het geplande uur |
| Teller per statuut | Statuut, plafond en resterend saldo per persoon | Inrichting voor de velden. Automatisch bijwerken uit de prikklok en waarschuwen bij het plafond is klein maatwerk |
| Digitaal ondertekenen | Sjabloon met drie ondertekenaars | Standaard |
| Overeenkomst automatisch per shift | Niet in de demo | Maatwerk: de overeenkomst opmaken en versturen zodra een student een shift opneemt |
| Dimona-aangifte | Niet in de demo | Odoo heeft een Dimona-koppeling in de Belgische loonmodule. Ze automatisch laten vertrekken per shift en per statuut is maatwerk, en vraagt een certificaat van het bestuur |
| Uitgeleend materiaal | Werkkledij en schoenen per student | Standaard |
De keten shift, overeenkomst en Dimona is het deel dat het meeste oplevert en het meeste werk vraagt. Dat bakenen we samen af voor we een prijs noemen.
Odoo of software op maat
Een abonnement, of software die van jou is?
Odoo werkt met een abonnement per beheerder. Voor een toepassing met een handvol beheerders en veel studenten die enkel hun rooster bekijken, blijft dat beperkt, en je start snel met wat standaard is.
Wil je liever een eenmalige aankoop met een onderhoudscontract, dan bouwen we dezelfde werking als software op maat: het rooster, de open shiften, de tellers en de keten naar overeenkomst en aangifte, precies zoals jouw bestuur werkt. De broncode en de gegevens zijn dan van jou. We rekenen beide opties naast elkaar voor je door.
- Neutraal advies: we bouwen zowel in Odoo als op maat
- Vaste prijs per fase
- Nederlandstalig, vanuit Vlaanderen
Aanpak
Klaar voor de volgende vakantieperiode
-
01
Diensten en functies
We nemen de diensten, functies, statuten en plafonds op, en laden de studenten in vanuit je bestaande lijst.
-
02
Roosters en open shiften
De diensten maken hun roosters op. Studenten krijgen hun link en nemen shiften op.
-
03
Prikklok en uren
Inprikken op de werkplek en het maandoverzicht voor de loonverwerking.
-
04
Overeenkomst en aangifte
De keten van shift tot ondertekende overeenkomst en aangifte, stap voor stap geautomatiseerd.
Veelgestelde vragen
Vragen over de planning van jobstudenten
Kunnen jobstudenten zelf shiften opnemen?
Ja. Na het publiceren van het rooster krijgt elke student een persoonlijke link. Daar ziet hij zijn eigen shiften en de open shiften voor zijn functie, en neemt hij er één op. Hij heeft daar geen account of wachtwoord voor nodig.
Hoe volg ik de plafonds van studentenarbeid, artikel 17 en vrijwilligersvergoeding op?
Elke student krijgt een statuut met een jaarplafond in uren of in euro. Een teller toont wat opgenomen is en wat rest, en de planner ziet wie bijna aan zijn plafond zit. De plafonds stel je zelf in, zodat je ze kan aanpassen wanneer de regels wijzigen.
Kan de Dimona-aangifte automatisch gebeuren?
Dat kan, maar het is geen knop die je aanzet. Odoo heeft een Dimona-koppeling in de Belgische loonmodule. Ze automatisch laten vertrekken zodra een student een shift opneemt, voor elk statuut, is maatwerk en vraagt een certificaat van het bestuur. We bekijken dat samen met je personeelsdienst.
Kan de overeenkomst digitaal ondertekend worden door de burgemeester en de algemeen directeur?
Ja. Een overeenkomst kan meerdere ondertekenaars hebben, die elk op hun eigen toestel tekenen, in een vaste volgorde. Het getekende document wordt bewaard in het dossier van de student.
Kan het urenoverzicht naar ons loonpakket?
Ja. De gewerkte uren per persoon en per maand exporteer je naar Excel. Wil je een bestand in het exacte formaat van je loonpakket, dan maken we die export op maat.
Moeten we een abonnement nemen?
Bij Odoo wel: je betaalt per beheerder, niet per student. Verkies je een eenmalige aankoop met een onderhoudscontract, dan bouwen we dezelfde werking als software op maat. We leggen beide opties met hun kost over meerdere jaren naast elkaar.
Kunnen we de demo zien?
Ja. We tonen je de demo online of ter plaatse, met jullie diensten en functies ingevuld, zodat de planners en de personeelsdienst kunnen oordelen.
Demo op jouw maat
Wil je dit zien met jullie diensten en statuten?
Vertel kort hoeveel jobstudenten en animatoren je inzet en hoe het vandaag loopt. We tonen je de demo en zeggen eerlijk wat standaard kan en wat maatwerk vraagt.
Bedankt! We nemen binnen één werkdag contact met je op, op de manier die jij koos.
Er ontbreekt nog iets: vul je naam in en een geldig e-mailadres of telefoonnummer. Opnieuw proberen