Odoo-demo
Field service voor inspecties en onderhoud, van werkbon tot inspectieverslag.
We bouwden een werkende demo in Odoo voor een fictieve technische dienstverlener met drie inspecteurs op de baan. De offerte wordt een werkbon, de inspecteur vult de meetwaarden in op zijn tablet en laat tekenen, en de factuur en het inspectieverslag volgen zonder dat iemand iets overtypt. Periodieke inspecties komen vanzelf terug.
De situatie
Een klein team dat te veel tijd verliest aan administratie
Het demobedrijf, Voltacheck, is verzonnen maar herkenbaar. Vijf mensen, waarvan drie op de baan. Ze inspecteren en onderhouden elektrische borden en noodverlichting bij bedrijven, volgens vaste normen. Het werk zit verspreid over een werkbon-app, spreadsheets en mailboxen, en elke factuur is zoek- en typwerk.
- Eén stroom van offerte tot factuur, zonder overtypen
- Meetwaarden en bevindingen ter plaatse invullen en laten tekenen
- Periodieke inspecties die zichzelf opnieuw inplannen
- Historiek per klant, met de verslagen erbij
Offerte en contract
Van aanvraag tot onderhoudscontract
Een eenmalige inspectie begint met een offerte. Wie elk jaar terugkomt, krijgt een onderhoudscontract dat zichzelf factureert en waarvan je op elk moment ziet wanneer het verlengd moet worden.
Offerte per bord en per armatuur
Inspecties, controles, werkuren en verplaatsing op één offerte. Na akkoord wordt de werkbon aangemaakt.
Onderhoudscontract met jaarlijkse factuur
Het contract loopt door, factureert op de vervaldag en toont wanneer de volgende factuur vertrekt.
Alle contracten op één scherm
Welke contracten lopen, wat ze per jaar opbrengen en welke aandacht vragen.
Planning en uitvoering
De inspectie op de tablet, ter plaatse
De planner verdeelt het werk over de inspecteurs. Ter plaatse registreert de inspecteur zijn uren, het materiaal uit de bus en de meetwaarden, en laat hij de klant tekenen. De tabletschermen zijn op tabletformaat genomen.
Weekplanning per inspecteur
Wie waar is en wat nog ingepland moet worden. Verplaatsen doe je door te slepen.
De dag van de inspecteur
Alleen de eigen werkbonnen, met adres, uur en route.
Werkbon in uitvoering
Timer voor de uren, producten uit de busvoorraad en de knop naar het inspectieverslag.
Meetwaarden invullen
Het inspectieverslag is een formulier op maat: norm, meetwaarden, resultaat, bevindingen en de datum van de volgende inspectie.
Een inspectie die elk jaar terugkomt
De werkbon herhaalt zichzelf. Na afwerking staat de volgende al klaar voor volgend jaar.
Alle werkbonnen per fase
Contractinspecties en storingen door elkaar, met de klant en de inspecteur erbij.
Verslag en factuur
Het inspectieverslag en de factuur volgen vanzelf
Wat de inspecteur invult, wordt het verslag dat de klant krijgt. Dezelfde werkbon levert de factuur op, in het Nederlands of in het Engels, volgens de taal van de klant.
Inspectieverslag met meetwaarden
Tijd en materiaal, de meetwaarden, de bevindingen en de handtekening van de klant in één document.
Factuur uit de werkbon
Inspecties, werkuren, vervangen onderdelen en verplaatsing, zonder overtypen.
Dezelfde factuur in het Engels
Voor een internationale klant: omschrijvingen, koppen en datums in het Engels, automatisch.
Alles van één klant
Werkbonnen, verslagen, contracten en facturen vanaf de klantfiche, één klik ver.
Busvoorraad
Weten wat er in elke bus ligt
Een kleine voorraad hoeft geen magazijnsysteem te worden. Elke bus is een locatie. Wat de inspecteur op de werkbon zet, gaat uit de voorraad van zijn bus.
Voorraad per bus
Aantallen en waarde per artikel en per bus. Aanvullen doe je vanuit het magazijn.
Eerlijk overzicht
Wat is standaard Odoo, en wat niet?
Alles in de schermen hierboven is standaard Odoo, ingericht en niet geprogrammeerd. Het inspectieverslag is een sjabloon dat je zelf kan aanpassen.
| Criterium | In de demo | Standaard of maatwerk |
|---|---|---|
| Werkbonnen op tablet | Planning, timer, materiaal, handtekening | Standaard |
| Inspectieverslag met meetwaarden | Formulier op maat met norm, meetwaarden en resultaat | Standaard: een sjabloon per soort inspectie, zonder programmeren |
| Periodieke inspecties | Herhalende werkbonnen en onderhoudscontracten | Standaard |
| Facturatie in twee talen | Nederlands en Engels volgens de klant | Standaard |
| Busvoorraad | Een locatie per bus | Standaard |
| Historiek per installatie | Historiek per klant en per werkbon | Per klant standaard. Een eigen register per installatie met serienummer is beperkt maatwerk of een extra app |
| Grenswaarden bewaken | Meetwaarden worden ingevuld en afgedrukt | Automatisch afkeuren boven een grenswaarde is klein maatwerk |
| Boekhouding | Facturen in Odoo | Standaard in Odoo, of een koppeling met je bestaande boekhoudpakket |
| Klantportaal | Niet in de schermen | Standaard: klanten zien hun werkbonnen, verslagen en facturen en kunnen een aanvraag doen |
De demo draait op Odoo 19 Enterprise. Welke apps je nodig hebt en wat dat aan licenties betekent, rekenen we voor jouw situatie door.
Aanpak
Pragmatisch starten, in enkele weken
-
01
Klanten en artikelen
Je klanten, contracten en artikelen importeren uit Excel of CSV. Weinig migreren, proper starten.
-
02
Werkbon en verslag
Het inspectieverslag opzetten zoals jij het nodig hebt, en de eerste werkbonnen op de tablet.
-
03
Facturatie
Factureren uit de werkbon, in de taal van de klant, met of zonder koppeling naar je boekhouding.
-
04
Contracten en portaal
Periodieke inspecties automatisch laten terugkomen en klanten hun verslagen zelf laten ophalen.
Veelgestelde vragen
Vragen over field service voor inspecties
Kan ik mijn eigen inspectieverslag gebruiken?
Ja. In Odoo maak je per soort inspectie een sjabloon met je eigen velden: meetwaarden, keuzelijsten, vinkjes en vrije tekst. De inspecteur vult het in op zijn tablet en het wordt het verslag dat de klant krijgt, met zijn handtekening.
Hoe werken periodieke inspecties?
Een werkbon kan zichzelf herhalen, bijvoorbeeld elk jaar. Na de inspectie staat de volgende klaar. Daarnaast factureert een onderhoudscontract automatisch op de vervaldag, zodat geen enkele inspectie of verlenging vergeten wordt.
Kan de klant ter plaatse tekenen?
Ja, op de tablet of de gsm van de inspecteur. De handtekening staat op het verslag, dat meteen naar de klant gemaild kan worden.
Kunnen facturen in het Engels?
Ja. Elke klant heeft een taal. Factuur, verslag en mails worden automatisch in die taal opgemaakt, terwijl je team in het Nederlands blijft werken.
Moet ik ook mijn boekhouding in Odoo doen?
Nee. Je kan in Odoo factureren en de boekhouding in je bestaande pakket laten, met een koppeling of een export. Alles in Odoo doen kan ook, en scheelt een koppeling.
Is dit betaalbaar voor een team van vijf?
Ja. De inrichting is standaard en je betaalt per gebruiker. Wie zelf handig is met Excel en import, kan een deel van het voorbereidende werk zelf doen. Maatwerk is voor deze manier van werken nauwelijks nodig.
Kan ik de demo zelf uitproberen?
Ja. We tonen je de demo, of zetten een testomgeving klaar met jouw inspectieverslag en een paar van jouw klanten.
Demo op jouw maat
Wil je dit zien met jouw inspectieverslag?
Vertel kort wat je inspecteert of onderhoudt en hoe je dat vandaag opvolgt. We tonen je de demo en zeggen eerlijk wat standaard kan.
Bedankt! We nemen binnen één werkdag contact met je op, op de manier die jij koos.
Er ontbreekt nog iets: vul je naam in en een geldig e-mailadres of telefoonnummer. Opnieuw proberen