Odoo-demo
ERP voor een groothandel in fietsen en e-bikes, van container tot garantieclaim.
We bouwden een volledig werkende demo in Odoo voor een fictieve groothandel die e-bikes en onderdelen invoert en aan dealers in België en Nederland levert. Elke fiets wordt gevolgd op framenummer: van de container, over het dealerportaal en de factuur, tot een garantieclaim twee maanden later. Alles wat je hieronder ziet, draait echt, met echte boekingen erachter.
De situatie
Een startende groothandel die van dag één alles in één systeem wil
Het demobedrijf, Noordwind Cycles, is verzonnen maar herkenbaar. Het importeert e-bikes en stadsfietsen per container, houdt onderdelen op voorraad en verkoopt uitsluitend aan dealers. Er werken twee mensen. Ze willen geen boekhoudpakket met losse tools ernaast, en zeker geen voorraad die ze op twee plaatsen moeten bijhouden.
- Voorraad per framenummer, onderdelen per stuk
- Dealers bestellen zelf, met hun eigen prijzen en de actuele voorraad
- Garantieclaims op framenummer, met goedkeuring en vervangonderdeel
- Facturatie, Belgische boekhouding en voorraadwaardering in hetzelfde systeem
Het dealerportaal
Dealers bestellen zelf, dag en nacht
Het portaal is de website van Odoo zelf, in de huisstijl van de groothandel. Alleen dealers met een login zien prijzen en kunnen bestellen. Elke order komt rechtstreeks in het ERP terecht: niemand typt iets over, en de voorraad in het portaal is altijd de echte voorraad.
Startpagina voor dealers
Een eigen startpagina met de stand van het magazijn en de volgende container. Zonder login zie je geen prijzen en geen assortiment.
Assortiment met dealerprijzen
Na het inloggen ziet elke dealer zijn eigen prijzen. Prijslijsten per dealer of per dealergroep zijn standaard in Odoo.
Product met actuele voorraad
De voorraad op de productpagina komt rechtstreeks uit het magazijn. Wat niet op voorraad is, kan je niet bestellen, tenzij je dat anders instelt.
Bestellen in drie stappen
Mandje, leveren of afhalen, betalen. De dealer kiest zelf tussen levering en afhalen in het magazijn.
Mijn bestellingen
Elke dealer ziet zijn orders, de status van de levering en zijn facturen, en kan een eerdere bestelling in één klik herhalen.
Order met leverstatus
De orderbevestiging met leverdatum, leverwijze en de bijhorende documenten.
Inkoop en voorraad
Van container tot framenummer in het rek
De inkooporder staat klaar voor de container vertrekt. Bij aankomst krijgt elke fiets zijn framenummer, en vanaf dan weet het systeem altijd waar die ene fiets staat, wat ze gekost heeft en aan wie ze verkocht is.
Inkooporder per container
Eén order per container, met de referentie van de leverancier, de inkoopprijzen en de verwachte aankomstdatum.
Ontvangst in het magazijn
Bij ontvangst worden de framenummers ingelezen of geïmporteerd uit de lijst van de leverancier. Onderdelen komen gewoon per stuk binnen.
Elke fiets op framenummer
Alle framenummers op één scherm, met het model, de locatie en de kostprijs van die ene fiets.
De volgende container is al zichtbaar
Wat onderweg is, telt mee in de planning. Orders van dealers die wachten op de volgende container worden er automatisch aan gekoppeld.
Verkoop, levering en retour
Van order tot factuur, met het framenummer erbij
Een order uit het portaal doorloopt dezelfde weg als een order die je zelf ingeeft: levering voorbereiden, framenummers toewijzen, factureren. Komt er iets terug, dan volgt de creditnota uit de retour.
Verkooporder van een dealer
De order met de dealerprijzen, de levering en de factuur één klik verder.
Levering met framenummers
Bij het klaarzetten kiest het magazijn welke fietsen meegaan. De framenummers staan op de leverbon en op de factuur.
Factuur, klaar voor Peppol
De factuur volgt uit de levering, met de juiste btw voor België of een intracommunautaire levering naar Nederland.
Retour met creditnota
Een fiets met transportschade komt terug in het magazijn op haar framenummer. De creditnota wordt uit de retour opgemaakt.
Order wacht op de volgende container
Er zijn zes cargofietsen besteld en er staan er twee. Odoo reserveert wat er is en wacht voor de rest op de volgende container.
Alle orders op één scherm
Wat is geleverd, wat is gefactureerd en wat wacht nog, in één overzicht.
Garantie en service
Een garantieclaim op framenummer, van melding tot vervangonderdeel
De dealer meldt een garantiegeval in het portaal. De groothandel beoordeelt de claim, keurt goed of wijst af, en stuurt bij goedkeuring het onderdeel op. Omdat de claim aan het framenummer hangt, zie je meteen wanneer die fiets geleverd is en aan wie.
Garantie melden door de dealer
Een eenvoudig formulier in het portaal. De dealer beschrijft het probleem en voegt foto's toe.
Alle claims per fase
Nieuw, in beoordeling, goedgekeurd met onderdeel onderweg, afgehandeld of afgewezen. Niets raakt zoek in een mailbox.
Eén claim, met de hele historiek
Vanuit de claim maak je in één klik een retour, een vervangorder of een creditnota. De dealer krijgt elk antwoord automatisch.
De dealer volgt zijn claim
In het portaal ziet de dealer de status van zijn claim en de antwoorden van de groothandel.
Boekhouding en voorraadwaardering
Weten wat een fiets echt gekost heeft
De inkoopprijs is maar een deel van de kost. Zeevracht, havenkosten en invoerrechten worden over de ontvangen goederen verdeeld, zodat de kostprijs per fiets en de waarde van je voorraad kloppen. De boekhouding loopt mee, zonder dubbel werk.
Vracht en invoerrechten verdelen
De factuur van de expediteur wordt over de container verdeeld. Elke fiets krijgt haar deel van de vracht en de invoerrechten.
Kostprijs per model en per fiets
De gemiddelde kostprijs wordt automatisch herrekend, inclusief de verdeelde kosten. Per framenummer zie je de exacte kost.
Voorraadwaardering bij afsluiting
De waarde van de voorraad sluit aan op de rekening handelsgoederen. De afsluitboeking stelt Odoo zelf voor.
De boeking erachter
Elke stap heeft een boeking in het Belgische rekeningstelsel, die je boekhouder kan nakijken.
Dashboard van de boekhouding
Verkoop, aankoop en bank op één scherm, met wat nog te boeken of te betalen is.
Wie moet nog betalen?
De openstaande facturen per dealer en per ouderdom, als basis voor herinneringen.
Eerlijk overzicht
Wat is standaard Odoo, en waar komt maatwerk bij kijken?
Bijna alles in deze demo is standaard Odoo, ingericht en niet geprogrammeerd. Dat houdt het budget laag en de upgrades eenvoudig. Dit is wat je moet weten voor je begint.
| Criterium | In de demo | Standaard of maatwerk |
|---|---|---|
| Voorraad op framenummer | Elke fiets met een uniek serienummer, op leverbon en factuur | Standaard |
| Dealerportaal met eigen prijzen | Webshop achter login, prijslijsten per dealer, actuele voorraad | Standaard, met een eigen startpagina in de huisstijl |
| Inkoop per container en invoerkosten | Inkooporder, ontvangst, verdeling van vracht en invoerrechten | Standaard |
| Garantieclaims | Formulier in het portaal, fasen, retour en vervangorder vanuit de claim | Standaard. Een verplichte controle of het framenummer bij die dealer hoort, is klein maatwerk |
| Retourlabels | Vermeld in de claim | Via een koppeling met een vervoerder of verzendplatform. Dat is instellen, plus een account bij die partij |
| Belgische boekhouding | Rekeningstelsel, btw, intracommunautaire leveringen, voorraadwaardering | Standaard. Peppol en bankkoppeling zijn in te stellen |
| Bestaand extern dealerportaal of kassasysteem | Niet in de demo: het portaal zit in Odoo zelf | Maatwerk of een bestaande connector. Orders en voorraad lopen dan via een koppeling |
| Framenummers vooraf inlezen | Bij ontvangst ingegeven | Standaard via import of plakken uit de lijst van de leverancier |
De demo draait op Odoo 19 Enterprise. Welke apps je nodig hebt en wat dat aan licenties betekent, rekenen we voor jouw situatie door.
Aanpak
Zo zet je dit op in fasen
Je hoeft niet alles tegelijk te doen. Begin met wat je nodig hebt op de dag dat de eerste container aankomt.
-
01
Fase 1: de basis
Artikelen, inkoop, voorraad op framenummer, verkoop, facturatie en boekhouding. Daarmee kan je ontvangen, leveren en factureren.
-
02
Fase 2: het portaal
Dealers krijgen hun login en bestellen zelf, met hun prijzen en de actuele voorraad.
-
03
Fase 3: garantie
Claims op framenummer, retours en vervangonderdelen, met opvolging in het portaal.
-
04
Fase 4: verfijnen
Koppelingen met vervoerders, rapportering, automatische herinneringen en, waar het loont, AI.
Veelgestelde vragen
Vragen over een ERP voor een fietsgroothandel
Kan Odoo voorraad bijhouden op framenummer?
Ja. Elke fiets krijgt bij ontvangst een uniek serienummer, in dit geval het framenummer. Dat nummer volgt de fiets door het hele systeem: voorraad, levering, factuur, retour en garantie. Onderdelen houd je gewoon per stuk bij.
Kunnen dealers zelf bestellen in Odoo?
Ja. De webshop van Odoo kan je afschermen, zodat alleen dealers met een login prijzen zien en kunnen bestellen. Elke dealer krijgt zijn eigen prijslijst en ziet de actuele voorraad, zijn orders en zijn facturen. Orders komen rechtstreeks in het ERP terecht.
Hoe verwerk je garantieclaims op een e-bike?
De dealer meldt de claim in het portaal. De claim hangt aan het framenummer, zodat je ziet wanneer de fiets geleverd is en aan wie. Na goedkeuring maak je vanuit de claim een vervangorder en een retour voor het defecte onderdeel. De dealer volgt alles in zijn portaal.
Is dit standaard Odoo of maatwerk?
Bijna alles in deze demo is standaard Odoo dat ingericht is, niet geprogrammeerd. Maatwerk komt pas kijken bij een koppeling met een bestaand extern portaal of kassasysteem, of bij heel specifieke controles. We zeggen vooraf eerlijk wat standaard kan en wat niet.
Kan ik de vracht en invoerrechten in mijn kostprijs meenemen?
Ja. De kosten van de expediteur en de invoerrechten verdeel je over de ontvangen goederen. Odoo herrekent de kostprijs per model en per fiets, en de waarde van je voorraad in de boekhouding klopt daarmee.
Werkt dit ook voor een kleine of startende groothandel?
Ja, het is er zelfs het beste moment voor. Met twee gebruikers begin je met de basis en breid je uit naarmate je groeit, zonder later te moeten migreren. Omdat de inrichting standaard is, blijft het budget voor de eerste fase beperkt.
Kan ik deze demo zelf uitproberen?
Ja. We geven je graag een rondleiding, of zetten een testomgeving klaar met jouw artikelen en jouw dealers, zodat je het een paar weken zelf kan proberen voor je beslist.
Demo op jouw maat
Wil je dit zien met jouw artikelen en jouw dealers?
Vertel kort wat je verkoopt en hoe je vandaag werkt. We tonen je de demo en zeggen eerlijk wat standaard kan, wat maatwerk vraagt en hoe je het best in fasen start.
Bedankt! We nemen binnen één werkdag contact met je op, op de manier die jij koos.
Er ontbreekt nog iets: vul je naam in en een geldig e-mailadres of telefoonnummer. Opnieuw proberen